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POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES


1. Objetivo

EMBEDI SAS identificada con Nit 900990069-9, empresa colombiana cuyo objeto principal es la confección, comercialización y distribución al por mayor y por menor de prendas de vestir, busca dar cumplimiento a las disposiciones previstas en la ley Estatutaria 1581 de 2012, que regula los deberes que asisten a los responsables del tratamiento de datos personales y el Decreto nro 1074 de 2015, que establece la obligatoriedad de los responsables del tratamiento de desarrollar políticas para el tratamiento de los datos personales y velar porque los encargados de dicho tratamiento cumplan las mismas. Se hace necesario precisar los lineamientos para garantizar la protección de los datos personales o de cualquier otro tipo de información que sea utilizada o repose en las bases de datos y archivos de EMBEDI SAS para garantizar el derecho que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar dicha información.
EMBEDI SAS, establece la Política de Tratamiento de Datos Personales que se muestra en el presente documento, la cual es de obligatoria aplicación en todas y cada una las actividades que involucren tratamiento de datos personales por parte de la empresa, directivos, colaboradores y los demás con quienes tenga relaciones contractuales o comerciales.

2. Aplicabilidad

La presente Política es de carácter obligatorio y de estricto cumplimiento por parte de la empresa, sus directivos, administradores, colaboradores deberán prestar atención, respetar, cumplir esta Política en el desarrollo de sus funciones; así como las demás partes interesadas o con quien la empresa tiene algún tipo de vínculo legal, comercial o convencional.

3. Identificación

• EMBEDI SAS
• Nit 900990069-9
• Teléfono: 6966755
• Celular: 3228179620 - 3213439158
• Dirección: Avenida carrera 68 # 38H – 33 sur Bogotá Colombia.
• Correo: embedi.0216@gmail.com y Balconette.col@gmail.com
• Sitio web: www.balconette.col
• Facebook: Balconette
• Instagram: Embedi.colombia y Balconette.col

4. Definiciones

Las siguientes son las definiciones que permitirán conocer el desarrollo de cada uno de los temas planteados en el siguiente documento:
Autorización: Es consentimiento previo, expreso e informado del Titular del dato para que la empresa lleve a cabo el tratamiento de datos personales, la autorización puede ser escrita, verbal o conductas inequívocas que permitan concluir de forma razonable que el Titular aceptó el Tratamiento de sus datos. Aviso de Privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, generado puesto a disposición del titular para el tratamiento de sus datos personales, el cual comunica al titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de datos personales que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos Personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sean objeto de tratamiento, electrónico o no, cualquiera que fuere la modalidad de su formación, almacenamiento, organización y acceso.
Consulta: Solicitud del titular del dato personal, de las personas autorizadas por éste, o las autorizadas por ley, para conocer la información que reposa sobre él en las Bases de Datos de la empresa.
Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales, determinadas o determinables.
Dato Público: Dato Personal calificado como público por la ley o la Constitución Política. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público.
Dato Sensible: Dato personal cuyo uso afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
Encargado del Tratamiento: Es la Compañía y todas las personas bajo la responsabilidad de la Compañía, que por virtud de la Autorización y de estas Políticas tienen legitimidad para Tratar los Datos Personales del Titular.
Reclamo: Solicitud de corrección, actualización o supresión de la información contenida en una base de datos usada por CLARO, o solicitud por presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, realizada por el titular.
Responsable: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
Tratamiento: Es cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales que realicen los encargados del tratamiento, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Transferencia: Consiste en el envío de los datos personales a un receptor que, a su vez, es responsable del tratamiento en los términos de la Ley 1581 de 2012.
Transmisión: Es la comunicación de los datos personales dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, con la finalidad de la realización de un tratamiento por el encargado.

5. Principios

EMBEDI SAS en el momento de realizar el tratamiento de datos personales aplicará de manera armónica e integral los siguientes principios:
Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley.
Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme la ley.
Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma.

6. Tratamiento al que serán sometidos los datos personales

EMBEDI SAS realiza el Tratamiento de datos personales de acuerdo con las condiciones establecidas por el Titular, la ley o las entidades públicas para el cumplimiento de las actividades propias de su objeto social así:
De los Clientes: Se recopila información para ofrecerles nuestros catálogos de productos, colecciones, ofertas, aplicar encuestas de satisfacción de productos, tramitar solicitudes, quejas, reclamos, realizar estudios de riesgo, así como sus aliados comerciales, dar a conocer, transferir y/o transmitir los datos personales de los titulares dentro y fuera del país, a terceros a consecuencia de un contrato, ley o vínculo lícito que así lo requiera, para el cumplimiento de las obligaciones contractuales y del objeto social de la empresa, realizar a través de cualquier medio en forma directa o a través de terceros venta, facturación, gestión de cartera, seguimiento al desempeño del producto, recaudo, inteligencia de negocios, actividades de mercadeo, promoción o publicidad, mejoramiento del servicio, seguimiento al recaudo, verificación, consulta y control, habilitación de medios de pago así como cualquier otra relacionada con nuestros productos y futuros, para efectuar el envío y recepción de mercancías o material publicitario y controlar y prevenir el fraude en cualquiera de sus modalidades.
Aspirantes a puestos de Trabajo: Se requieren para efectuar procedimientos de observación, evaluación y selección del personal a laborar en Embedi SAS, como por ejemplo datos familiares para gestiones ante cajas de compensación y afiliaciones al sistema de seguridad social. En cuanto a los aspirantes que no son contratados se guardará su información.
Colaboradores: Se requieren para desplegar las relaciones laborales que existan entre las partes, la participación en actividades que haga la empresa como visitas domiciliarias, exámenes médicos de ingreso, salida, referenciaciones, evaluar el trabajo del empleado, dar cumplimiento de las obligaciones contraídas con los empleados, pago de salarios, prestaciones sociales y demás consagradas en el contrato de trabajo. informar las modificaciones que se presenten en desarrollo del contrato de trabajo.
Considerando lo mencionado en el párrafo anterior, los colaboradores autorizan a EMBEDI SAS para tratar los datos personales que se suministren en desarrollo de la relación laboral, durante el tiempo que laboren en la empresa y después de terminada la relación contractual siempre y cuando exista un deber de conservación legal o contractual de tratamiento de datos personales se otorga por parte del colaborador.

Proveedores, contratistas: La información se usará para efectuar análisis, evaluaciones, selección de proveedores o contratistas, dar información de los procesos, procedimientos, políticas y programas para vinculación, análisis de calidad, cumplimiento legal en materia fiscal, aduanas y comercial con entidades administrativas y judiciales, acuerdos de negocio, control y pagos, monitoreo, control y registro contable de las obligaciones contraídas con los proveedores, controlar y prevenir el fraude en cualquiera de sus modalidades.

7. Derechos de los Titulares

El titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:
• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley de protección de datos.
• Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a Ley 1581 de 2012 y a la Constitución.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

7.1. Autorización del titular

El tratamiento de información personal que realice la empresa necesita de la autorización previa e informada del titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.
La autorización no será necesaria en las excepciones previstas en la ley, a manera enunciativa y sin perjuicio de las normas modifiquen, adicionen o complementen, la autorización no será necesaria en los siguientes casos:
• Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
• Datos de naturaleza pública.
• Casos de urgencia médica o sanitaria.
• Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
• Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.
Autorización tácita: se entenderá que el Titular ha otorgado autorización para el tratamiento de sus datos personales cuando mediante su conducta permita concluir de forma razonable que otorgó la autorización.

7.2. Procedimiento para que los Titulares puedan ejercer sus derechos

Para el cumplimiento de los derechos de los Titulares de los Datos Personales, o a las personas autorizadas por ley para realizar consultas, quejas y/o reclamos asociados al derecho de Habeas Data, podrán realizarlo a través de las siguientes direcciones de correo electrónico:
• Para clientes de nuestra marca BALCONETTE deberá estar dirigido a balconette.col@gmail.com
• Para proveedores, empleados, contratistas, aspirantes a vacantes laborales y demás partes interesadas, deberá estar dirigido a embedi.0216@gmail.com
Con el ánimo de verificar la identidad de la persona titular del dato personal la solicitud debe contener la siguiente información: Nombre e identificación del Titular del dato o la persona legitimada, describir de forma precisa y completa la razón por la cual interponen el reclamo o solicitud, dirección física o electrónica para remitir la respuesta e informar sobre el estado del trámite.
Consultas: La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Reclamos: Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

8. Deberes de los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento

Los Responsables del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad:
• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
• Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
• Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
• Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
• Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado.
• Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
• Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley.
• Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
• Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
• Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
• Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
Los Encargados del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad:
• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley.
• Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
• Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente ley.
• Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares.
• Registrar en la base de datos las leyendas "reclamo en trámite" en la forma en que se regula la ley.
• Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
• Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
• Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

Video vigilancia

La Empresa utiliza diversos medios de video vigilancia instalados en diferentes sitios internos y externos de las instalaciones u oficinas, para fines de seguridad de las personas, bienes e instalaciones. Es importante mencionar que no entregamos videograbaciones obtenidas a ningún tercero, salvo que medie orden judicial o de autoridad competente o que la ley lo permita.

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Todos los datos que nos suministres serán tratados, conforme lo dispuesto en la Política de Uso de Datos Personales puede ser consultada en www.balconette.co, en la cual se indican tus derechos como titular de la información para conocer, actualizar o rectificar tus datos y los demás derechos previstos en la normatividad vigente.
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